Fragen. Und Antworten.

Hier haben wir dir die “oft gestellten Fragen” mit den dazugehörigen Antworten, übersichtlich nach Rubriken zusammengestellt.
Allgemein
Kostenlose Testphase
Lizenzierung Software-as-a-Service (SaaS)
Lizenzierung On-Premises (On-Prem)
Oberflächen
Funktionen & Ablauf
Layout
Allgemein

Für wen ist die Software konzipiert?
Für alle die keine Lust mehr haben sich mit aufwendigen Erstellungs- und Abstimmungsprozessen, Copy&Paste-Orgien oder Korrekturfaxen zu beschäftigen 😉 Im Ernst, jeder der InDesign-Dateien prüfen oder verändern muss, ist ein potentieller Anwender von ID4Y. Sei es der Produktmanager der neue Inhalte einbringt, der Übersetzer der die Sprache verändert, ein Korrektor der die letzten Fehler ausmerzt, oder vielleicht der Fotograf der Bilder beisteuert. Anwender kommen typischerweise aus Agenturen, Werbebüros, Marketingabteilungen der Unternehmen, Zeitungen oder sind z. B. Freelancer. 

Wie lange dauert die Ersteinrichtung?
Die Einrichtung selbst dauert nur eine paar Sekunden. Nach der Registrierung bekommst du eine Email mit einem Link. Über diesen muss du dein Konto bestätigen, dabei kannst du zusätzlich deinen Namen eingeben. Und schon kann es losgehen.

Wer sind wir?
Wir sind ein mittelständischer Softwarehersteller und Distributor mit Sitz im nördlichen Münsterland (Saerbeck). Wenn du mehr über uns erfahren möchtest, legen wir dir unsere Website https://konzept-ix.com ans Herz.

Läßt sich eine individuelle Demo vereinbaren?
Ja klar, bitte einfach kontaktieren. 

Wer hilft mir bei technischen Fragen?
Dafür steht dir unser Helpdesk-Team zur Verfügung. Die Kontaktmöglichkeiten findest du unter https://id4y.cloud/de/helpdesk/. 

Was mache ich mit Kritik, Lob, Anregungen, Funktionswünsche, etc.?
Immer her damit. Wir sind darauf angewiesen um unsere Lösung zu verbessern. Alle Kontaktinfos findest du unter https://id4y.cloud/de/kontakt/.

Kostenlose Testphase

Lässt sich ein Durchlauf in der Testphase komplett durchspielen?
Ja, als Projekt-Manager kannst du InDesign-Dateien oder -Pakete hochladen und diese einem Bearbeiter zuweisen. Dieser kann das Dokument online bearbeiten und anschließend zurückgeben. In deiner Projektliste hast du jederzeit einen Überblick aller angelegten Projekte.

Kann ich eigene InDesign-Dateien hochladen?
Ja, klar. Entweder die INDD-Datei oder als Paket.

Welche Einschränkungen hat die Testphase?
In der Testphase gibt es zwei Einschränkung:

  • Bearbeitete Dateien können nicht heruntergeladen werden.
  • Es können keine weiteren Projekt-Manager angelegt werden.

Ist eine Testeinrichtung später für den Livebetrieb freischaltbar?
Ja, alle vorhandenen Daten bleiben natürlich erhalten.

Wie erfolgt die Freischaltung?
Bitte nehme mit uns Kontakt auf und wir werden die Freischaltung kurzfristig vornehmen. Alle Kontaktmöglichkeiten findest du hier.

Kann ich auch eine Demo vereinbaren?
Na klar. Nutze einfach unser Wunschtermin-Formular.

Lizenzierung Software-as-a-Service (SaaS)

Wir unterscheiden die Lizenzierung als Software-as-a-Service (SaaS), fertig eingerichtet in unserem Rechenzentrum und als On-Premises (On-Prem), Einrichtung auf einem eigenen Server.

Die folgenden Fragen und Antworten beziehen sich auf SaaS. 

Wie wird der Onlinedienst lizenziert?
Die Lizenzierung erfolgt ganz einfach nach der Anzahl der benötigten Projekt-Manager. Das sind diejenigen, die Dokumente an die jeweiligen Bearbeiter verteilen. Die Bearbeiter sind in ihrer Anzahl nicht limitiert. Die Abrechnung erfolgt nach Staffeln. Alle Preise findest du unter https://id4y.cloud/de/preise/. 

Wie erfolgt die Abrechnung?
Die Abrechnung erfolgt monatlich bzw. jährlich vorab, ausschließlich auf Rechnung. Das Zahlungsziel ist 10 Tage netto, die Kündigungsfrist 14 Tage zum jeweiligen Stichtag. Alle Preise verstehen sich zzgl. Mehrwertsteuer.

Gibt es eine Limitierung der Dokumentgröße?
Jepp, eine InDesign-Datei kann maximal 100 Seiten oder 100 MB haben. Ggf. musst du deine Datei „zerlegen“ und in Häppchen verarbeiten.

Was bedeutet “zeitgleiche Projekte”?
Mit “zeitgleiche Projekte” ist die Anzahl der Projekte gemeint, die aktuell im System hinterlegt sind. Die maximale Anzahl teilt sich auf alle Projekt-Manager auf. Erledigte Projekte können gelöscht werden und geben somit Projektplätze wieder frei. Die Gesamtzahl der im Monat durchlaufenden Projekte ist nicht limitiert.

Lizenzierung On-Premises (On-Prem)

Wir unterscheiden die Lizenzierung als Software-as-a-Service (SaaS), fertig eingerichtet in unserem Rechenzentrum und als On-Premises (On-Prem), Einrichtung auf einem eigenen Server.

Die folgenden Fragen und Antworten beziehen sich auf On-Prem. 

Wie wird ID4Y On-Prem lizenziert?
Die Lizenzierung erfolgt ganz einfach nach der Anzahl der benötigten Projekt-Manager. Das sind diejenigen, die Dokumente an die jeweiligen Bearbeiter verteilen. Die Bearbeiter sind in ihrer Anzahl nicht limitiert. Die Abrechnung erfolgt nach Staffeln. Alle Preise findest du unter https://id4y.cloud/de/preise/-on-premises/. 

Wie erfolgt die Abrechnung?
Die Abrechnung erfolgt jährlich vorab, ausschließlich auf Rechnung. Das Zahlungsziel ist 10 Tage netto, die Kündigungsfrist 14 Tage zum jeweiligen Stichtag. Alle Preise verstehen sich zzgl. Mehrwertsteuer.

Gibt es eine Limitierung der Dokumentgröße?
Jain, diese kann nach Bedarf konfiguriert oder auch aufgehoben werden.

Sind “zeitgleiche Projekte” limitiert (wie bei SaaS)?
Nein. In der On-Prem-Lizenzierung ist die Limitierung aufgehoben.

Lässt sich das Aussehen der Oberfläche beeinflussen?
Ja, es können Anpassungen via CSS vorgenommen werden. Außerdem läßt sich das Logo tauschen. Somit kann die Anwendung auch einen eigenen Namen bekommen.

Kann ich die Anwendung unter einer eigenen Domain betreiben?
Ja klar. Dein Server, deine Domain.

Oberflächen

Welche Browser und Geräte werden unterstützt?
Für den Betrieb ist ein einigermaßen aktueller Browser notwendig, egal ob Edge, Safari, Chrome oder Firefox. Diese testen wir ausgiebig. Andere Browser können ebenfalls funktionieren. Das Gerät selbst kann ein Desktop (Windows/Mac) oder auch ein Tablet sein. Die Oberfläche ist responsive, passt sich also unterschiedlichen Bildschirmauflösungen automatisch an.

Läuft die Anwendung auch auf meinen Smartphone?
Hm …, technisch ja. Aber es gibt im Moment keine Optimierung für die verhältnismäßig kleinen Smartphone-Displays.

In welchen Sprachen steht die Oberfläche zur Verfügung?
Aktuell in deutsch und englisch.

Warum sind die Projekte mal weiß, mal grün und mal blau?
Die Farben zeigen dir den Status des Projekts: Weiße Projekte liegen zur Zeit bei dir, sind also an niemanden zugewiesen. Blaue hingeben sind zur Zeit in der Bearbeitung durch jemanden anders. Werden Projekte vom Bearbeiter zurückgegeben, erscheinen sie grün in der Liste.

Funktionen & Ablauf

Welche Benutzertypen gibt es?
Das System kennt „Projekt-Manager“ und „Bearbeiter“. Projekt-Manager verteilen die INDD-Dateien zur Bearbeitung an den Bearbeiter. Logisch.

Kann ich mehrere Projekt-Manager anlegen?
Ja. Innerhalb deiner Umgebung kannst du so viele Projekt-Manager einladen und anlegen, wie du lizenziert hast. Diese müssen deine Einladung bestätigen, bevor sie selber aktiv werden können.

Welche Projekte sieht der Projekt-Manager?
Grundsätzlich erscheinen in der Projektliste immer nur die Projekte des jeweiligen Projekt-Managers. Man könnte auch sagen, dass jeder Projekt-Manager eine eigene Projektliste hat.

Wofür gibt es das Adressbuch?
Jeder Projekt-Manager kann in seinem Adressbuch die Kontakte hinterlegen, denen er InDesign-Dateien zur Bearbeitung zukommen lassen möchte.

Wozu dient der Projektverlauf?
Im Projektverlauf werden alle projektrelevanten Informationen wie z. B. die Arbeitsanweisungen oder die Kommentare der Bearbeiter gespeichert. Der Projekt-Manager kann den jeweiligen Projektverlauf jederzeit öffnen und den aktuellen Status ermitteln.

Welche Dateitypen können verarbeitet werden?
Du kannst INDD-Dateien oder komplette InDesign-Verpackungen hochladen. Zu einer INDD-Datei solltest du zusätzlich die entsprechenden Schriften hochladen. Aus einer Verpackung schmeißen wir alles weg, was wir nicht benötigen, z. B. die verknüpften Elemente. Im Optimalfall packst du diese erst gar nicht ein, dann musst du auch die Datenmenge nicht übertragen.

Was passiert, wenn eine oder mehrere Schriften fehlen?
Erstmal nichts. Das System warnt lediglich, wenn dem so ist. Allerdings hat der Bearbeiter keine verbindliche Ansicht des Dokuments, da für die fehlenden Schriften eine Ersatzschrift genommen werden muss. Bei Bedarf können Schriften auch nachträglich hochgeladen werden.

Werden Adobes Fonts (früher TypeKit) vom System unterstützt?
Leider nicht. Adobe bietet die Unterstützung von Adobe Fonts für InDesign Server im Moment nicht an.

Kann man eine Arbeitsanweisung oder ähnliches hinterlegen?
Bei der Zuweisung eines Projekts an einen Bearbeiter kann eine entsprechende Arbeitsanweisung eingeben werden. Schließlich muss der Bearbeiter ja wissen, was genau er mit dem Dokument machen soll. Bei der Rückgabe durch den Bearbeiter kann dieser ebenfalls einen Kommentar hinterlegen. Alle Arbeitsanweisungen und Kommentare werden ebenfalls im Projektverlauf gespeichert, sodass die Abläufe nachvollziehbar und transparent sind.

Ist ein Zeitraum definierbar, an dem die Bearbeitung erledigt sein sollte?
Jepp, du kannst eine Deadline definieren bis wann die Bearbeitung erfolgt sein muss. Ist diese verstrichen, kommt das Dokument automatisch zum Projekt-Manager zurück. Der Bearbeiter kann es nicht mehr editieren. Ggf. muss es vom Projekt-Manager neu zugewiesen werden.

Wie funktioniert die Zuweisung an einen Bearbeiter?
Bei der Projektanlage oder aus der Projektliste heraus kann ein Projekt einem Bearbeiter zugewiesen werden. Hierzu wählt man einfach den Bearbeiter aus dem Adressbuch aus. Jeder Projekt-Manager kann beliebig viele Bearbeiter in seinem persönlichen Adressbuch speichern.  

Kann ich ein bereits zugewiesenen Projekt zurückholen?
Ein Projekt-Manager kann zu jeder Zeit ein von ihm einem Bearbeiter zugewiesenes Projekt zurückholen. Es sein denn, der Bearbeiter arbeitet in dem Moment daran. 

Welche Formate kann ich nach der Bearbeitung herunterladen?
Über die Download-Funktion erhälst du die bearbeitete InDesign-Datei (INDD), ggf. hinzugekommene Verknüpfungen wie z. B. Bilder sowie den Projektverlauf als Textdatei. Die Schriften und Ursprungsverknüpfungen stellt der Download nicht mehr bereit, da du diese ja bereits hast.

Ist das Projekt nach dem Löschen tatsächlich gelöscht?
Ja, in der Tat. Gelöscht ist gelöscht. Darum fragen wir sicherheitshalber nochmal nach.

Welche Faktoren prüft der integrierte Preflight?
Unser Preflight checkt, ob alle im Dokument verwendeten Schriften vorhanden sind, ob das Dokument Bearbeitungsregeln beinhaltet und ob alle Texte korrekt mit Absatzformaten, Abweichungen mit Zeichenformaten ausgezeichnet sind.

Kann ich als Projekt-Manager auch den Editor öffnen?
Ja. Nach dem Upload kann der Projekt-Manager das Dokument im Editor öffnen. Dieses ist die identische Darstellung, wie sie auch der Bearbeiter sehen würde. Hat der Projekt-Manager selber kein InDesign oder keine passende Version, kann er über diesen Weg Dokumente bearbeiten.

Wie funktioniert die Datensicherung?
Automatisch. Die Datensicherung erfolgt dreimal täglich um 10:00, 16:00 und 22:00 Uhr. Im Fall der Notwendigkeit einer Rücksicherung wird der jeweils letzte Stand rekonstruiert. Der Projekt-Manager kann jederzeit eine eigene Kopie seiner bearbeiteten InDesign-Dateien erstellen (Herunterladen).

Layout

Kann der Bearbeiter alle Dokumentelemente bearbeiten?
Jain, der Bearbeiter kann grundsätzlich nur das bearbeiten, was für die Bearbeitung freigegeben wurde. Das können alle Elemente in einem Dokument sein. In der Regel will man die Bearbeitung aber einschränken.

Wie definiere ich, was bearbeitet werden darf und was nicht?
Grundsätzlich muss im Dokument definiert sein, welche Rahmen wie bearbeitet werden dürfen. Aufgrund dieser Bearbeitungsregeln bietet der Editor die entsprechenden Funktionen an, oder eben auch nicht. Ein Dokument ohne Bearbeitungsregeln ist dementsprechend auch nicht bearbeitbar.

Beim Upload hast du die Möglichkeit zu wählen, wie deine InDesign-Datei bearbeitet werden darf. Du kannst selektieren zwischen A) nur Inhalte, B) nur Rahmen oder C) Inhalte und Rahmen. Je nach Auswahl bringt das System automatisch die gewünschten Bearbeitungsregeln in das Dokument ein.

Wenn Du es genauer spezifizieren möchtest, lädst du dir unsere Extension ID4Y.cloud für Adobe InDesign aus dem Adobe Exchange Store. Kostenlos versteht sich. Mit ihrer Hilfe kannst du auf Rahmenebene individuell einstellen wie sich Text-, Tabellen- und Bildrahmen verhalten sollen. Weitere Infos hierzu findest du unter https://id4y.cloud/de/bearbeitungsregeln/.

Müssen die Dokumente mit sauberen Absatz- und Zeichenformaten ausgezeichnet sein?
Jain. Für die technische Verarbeitung der InDesign-Datei werden zugewiesene Absatz- und Zeichenformate benötigt. Daher sollten die Dokumente mit sauberen Formaten (und sinnvollen Namen) angelegt sein. Das erleichtert auch dem Bearbeiter die Auswahl eines Formats, so er es ändern darf.

Nach dem Hochladen/Preflight besteht allerdings die Möglichkeit, abweichende Formate automatisch auszeichnen zu lassen. Das System generiert dann die entsprechenden Absatz- und Zeichenformate und legt sie im Dokument an.

Ist es möglich Bilder hochzuladen?
Ja, der Bearbeiter kann Bilder in das Layout hochladen. Je nach Bearbeitungsregeln ist es möglich, zusätzlich den Anschnitt, die Drehung und die Skalierung der Bilder zu bestimmen. Beim Herunterladen des Projekts werden durch den Bearbeiter hinzugefügte Bilder automatisch in das Download-Paket inkludiert.

Gibt es weitere Besonderheiten bei der Dokumentvorbereitung?
Bitte beachte dazu unsere Hinweise zum Dokumentaufbau unter https://id4y.cloud/de/dokumentaufbau/.

Noch Fragen offen?

Dann kontaktiere uns. Die Mitarbeiter*innen unseres Helpdesks stehen dir gerne zur Verfügung.

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